Un tampon encreur fait partie des matériels présents dans la plupart des bureaux publics et privés. Il joue un grand rôle dans l’administration. D’ailleurs, de nombreuses entreprises utilisent un tampon encreur pour différentes raisons. Avec la transformation digitale, tout le monde pensait que le tampon d'entreprise allait disparaître. Mais ce n’est pas le cas, il joue encore un rôle essentiel dans le traitement de certains documents. Il est donc important de connaître l’utilité d’un tampon encreur.
Pour l’authentification d’un document
Bien évidemment, il s’agit du premier rôle attribué à un tampon d'entreprise. Il sert avant tout à authentifier un document en rapport avec l’entreprise. Pour cela, vous pouvez utiliser un tampon personnalisable. Il vous permet d’indiquer toutes les informations concernant votre entreprise. Vous n’avez pas besoin de tout recopier pour chaque document les éléments essentiels comme la dénomination commerciale, les numéros d’immatriculation et bien d’autres encore. Il est même possible d’y inscrire votre adresse ainsi que votre numéro de téléphone. L’objectif est de permettre à vos interlocuteurs de savoir d’où vient le document en question. Vous avez plusieurs choix concernant la personnalisation de votre tampon entreprise. Il est même possible de choisir des couleurs qui correspondent mieux à l’image véhiculée par votre entreprise. Cependant, il faut faire attention pour éviter que certaines personnes puissent copier votre tampon encreur.
Pour améliorer l’organisation de votre entreprise
Même si la plupart des entreprises se lancent dans la dématérialisation de l’administration, il existe quelques documents qui doivent être réalisés sur papier. Cela concerne les courriers et les documents officiels et bien d’autres encore. Dans ce cas, vous avez besoin d’un matériel qui permet à la fois de trier et classer tout cela. Vous pouvez utiliser un tampon d'entreprise avec des formules standards. L’objectif est de pouvoir trier les documents en fonction de leur utilité ou de leur état. Vous avez les formules copié, validé, urgent, confidentiel et bien d’autres encore. Il existe différents types de tampons encreurs qui répondent à ce type d’utilisation. Vous pouvez choisir des matériaux faciles à utiliser et qui ont une durée de vie assez longue. Il est aussi possible de miser plus sur l’esthétique. Il existe aussi des modèles de poche que vous pouvez utiliser à tout moment.
Pour la numérotation et pour mettre des dates
En général, ce type de tampon d'entreprise n’est plus utilisé que dans certains services. Néanmoins, il présente encore une utilité pour le rangement des documents. Ce type de tampon encreur permet de déterminer l’ordre d’émission des documents. Il s’agit d’une opération importante pour améliorer la gestion dans votre entreprise. Pour cela, vous pouvez choisir entre deux types de tampon encreur en fonction du modèle d’incrémentation. Vous avez celui avec une fonction automatique et l’autre avec une fonction manuelle. Mais pour faciliter les choses, il vaut mieux choisir le modèle avec incrémentation automatique. Un tampon encreur permet également de mettre une date sur les courriers et les documents en votre possession. Il s’agit d’une option très intéressante pour mieux archiver vos documents. En général, ce type de tampon encreur est doté d’un système à encrage manuel.